Location immobilière : documents remis par le propriétaire
Vous voulez savoir quels documents le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit remettre au locataire durant le bail ? La liste de ces documents est différente selon que le logement est loué vide ou loué meublé. Nous vous expliquons.
Logement vide
Il existe plusieurs types de documents obligatoires :
Lors de la signature du bail ou du renouvellement de bail, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit annexer au bail les documents suivants :
État des lieux d'entrée fait lors de la remise des clés et l'état des lieux de sortie fait lors de la restitution des clés
Attestation d'assurance contre les risques locatifs que le locataire a obligation de souscrire
Equipements d'accès à la télévision, à internet (TNT, fibre...)
Si le locataire et le propriétaire ont convenu d'appliquer une grille de vétusté, la copie de cette grille
Si le logement est conventionné avec l'Anah, la copie de la convention Anah
Si le logement est dans un immeuble en copropriété, un extrait du règlement de copropriété. L'extrait porte sur la destination de l'immeuble, la jouissance des parties privatives et communes. Il indique également la quote-part attribuée au logement pour chaque catégorie de charges.
Si le logement est situé dans une zone d'habitat indigne, le propriétaire (ou l'agence immobilière) peut être obligé, avant de mettre en location le logement, d'obtenir en mairie une autorisation préalable, ou d'y déposer une déclaration contre récépissé. L'autorisation, ou le récépissé de déclaration, devra être annexé au bail.
Le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit contacter la mairie pour savoir si le logement est concerné par cette obligation :
Où s'informer ?
Mairie
Mairie (Site internet)Il doit aussi mettre en annexe un dossier de diagnostic technique, qui regroupe les diagnostics suvants :
État de l'installation intérieure de l'électricité si l'installation a plus de 15 ans
État de l'installation intérieure du gaz si l'installation a plus de 15 ans
État des risques (naturels, miniers, technologiques, sismiques, radon...), si le logement est dans une zone concernée
Diagnostic bruit, si le logement est dans une zone concernée
La quittance doit détailler les sommes versées par le locataire, en distinguant le loyer et les charges.
Pour chaque loyer payé, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit transmettre gratuitement une quittance de loyer au locataire qui lui en a fait la demande. Avec l'accord du locataire, le propriétaire (ou l'agence immobilière) peut lui transmettre la quittance par mail.
Si le locataire ne paie qu'une partie du loyer, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit lui transmettre un reçu indiquant la somme versée.
À noter
Si une clause du bail indique que le locataire doit payer des frais au propriétaire en contrepartie de la quittance ou de sa transmission, cette clause doit être considérée comme non écrite, car elle est interdite.
Le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit justifier les demandes de provisions et les régularisations annuelles par la transmission au locataire du budget prévisionnel et des résultats antérieurs arrêtés lors de la précédente régularisation de charges.
Un mois avant la régularisation annuelle, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit en outre communiquer au locataire :
Le décompte des charges locatives par nature de charges (électricité, eau chaude, eau froide, ascenseur...)
Le mode de répartition des charges locatives entre les logements. Et, si nécessaire, une note d'information sur les conditions de chauffage et de production d'eau chaude collectifs
Durant les 6 mois qui suivent l'envoi du décompte, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit tenir à la disposition du locataire l'ensemble de ces justificatifs.
Si le locataire lui en fait la demande, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit lui transmettre le récapitulatif des charges du logement, par mail ou par courrier.
À savoir
D'autres documents doivent être remis périodiquement, selon les cas :
Si l'immeuble est doté d'un dispositif d'individualisation des frais télé-relevables de chauffage, de refroidissement ou d'eau chaude sanitaire, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit transmettre chaque mois au locataire les informations sur sa consommation de chaleur, de froid ou d'eau chaude sanitaire.
Si le contrat de fourniture d'eau n'est pas individualisé, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit transmettre au locataire, 1 fois par an, la facture d'eau et les informations sur la qualité de l'eau reçues de la commune ou de l'EPCI compétent.
Le propriétaire (ou l'agence immobilière) qui donne son congé (préavis) pour vendre ou pour habiter au locataire, doit y joindre la notice d'information sur les obligations du propriétaire et sur les voies de recours et d'indemnisation du locataire.
Logement meublé
Il existe plusieurs types de documents obligatoires :
Lors de la signature du bail ou du renouvellement de bail, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit annexer au bail les documents suivants :
État des lieux d'entréefait lors de la remise des clés et l'état des lieux de sortie fait lors de la restitution des clés
Attestation d'assurance contre les risques locatifs que le locataire a obligation de souscrire
Equipements d'accès à la télévision, à internet (TNT, fibre...)
Si le locataire et le propriétaire (ou l'agence immobilière) ont convenu d'appliquer une grille de vétusté, la copie de cette grille de vétusté
Si le logement est situé dans une copropriété, extrait du règlement de copropriété.
L'extrait porte sur la destination de l'immeuble, la jouissance des parties privatives et communes. Il indique également la quote-part attribuée au logement pour chaque catégorie de charges.
Si le logement est situé dans une zone d'habitat indigne, le propriétaire (ou l'agence immobilière) peut être obligé, avant de mettre en location le logement, d'obtenir en mairie une autorisation préalable, ou d'y déposer une déclaration contre récépissé. L'autorisation, ou le récépissé de déclaration, devra être annexé au bail.
Le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit contacter la mairie pour savoir si le logement est concerné par cette obligation :
Où s'informer ?
Mairie
Mairie (Site internet)Il doit aussi annexer au bail un dossier de diagnostic technique, qui regroupe les diagnostics suivants :
État de l'installation intérieure de l'électricité si l'installation a plus de 15 ans
État de l'installation intérieure du gaz si l'installation a plus de 15 ans
État des risques (naturels, miniers, technologiques, sismiques, radon...), si le logement est dans une zone concernée
Diagnostic bruit, si le logement est dans une zone concernée
La quittance doit détailler les sommes versées par le locataire, en distinguant le loyer et les charges.
Pour chaque loyer payé, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit transmettre gratuitement une quittance de loyer au locataire qui lui en a fait la demande. Avec l'accord du locataire, le propriétaire (ou l'agence immobilière) peut lui transmettre la quittance par mail.
Si le locataire ne paie qu'une partie du loyer, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit lui transmettre un reçu indiquant la somme versée.
À noter
Si une clause du bail indique que le locataire doit payer des frais au propriétaire en contrepartie de la quittance ou de sa transmission, cette clause doit être considérée comme non écrite, car elle est interdite.
Le bail peut prévoir le paiement des charges, soit au réel, soit au forfait.
Le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit justifier les demandes de provisions et les régularisations annuelles par la transmission au locataire du budget prévisionnel et des résultats antérieurs arrêtés lors de la précédente régularisation de charges.
Un mois avant la régularisation annuelle, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit en outre communiquer au locataire :
Le décompte des charges locatives par nature de charges (électricité, eau chaude, eau froide, ascenseur...)
Le mode de répartition des charges locatives entre les logements. Et, si nécessaire, une note d'information sur les conditions de chauffage et de production d'eau chaude collectifs
Durant les 6 mois qui suivent l'envoi du décompte, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit tenir à la disposition du locataire l'ensemble de ces justificatifs.
Si le locataire lui en fait la demande, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit lui transmettre le récapitulatif des charges du logement, par mail ou par courrier.
À savoir
Si l'immeuble est doté d'un dispositif d'individualisation des frais télé-relevables de chauffage, de refroidissement ou d'eau chaude sanitaire, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit transmettre chaque mois au locataire les informations sur sa consommation de chaleur, de froid ou d'eau chaude sanitaire.
Le montant du forfait doit être établi sur la base de la liste des charges locatives.
Il doit être indiqué dans le bail.
Il ne doit pas être disproportionné par rapport au montant de charges appliqué lors de précédent bail.
Le paiement au forfait ne doit pas s'accompagner de régularisation de charges ou de complément ultérieur.
À savoir
Le montant du forfait peut être révisé chaque année, selon les règles de révision du loyer.
Où s'informer ?
Agence départementale pour l'information sur le logement (Adil)
Agence départementale pour l'information sur le logement (Adil) (Site internet)Textes de référence
Loi n°89-462 du 6 juillet 1989 sur les rapports locatifs : article 3Logement vide ou meublé : informations à porter sur le bail
Loi n°89-462 du 6 juillet 1989 sur les rapports locatifs : article 3-3Dossier de diagnostic
Loi n°89-462 du 6 juillet 1989 sur les rapports locatifs : article 6-2Logement vide ou meublé : concommation de chaleur, de froid ou d'eau chaude sanitaire
Loi n°89-462 du 6 juillet 1989 sur les rapports locatifs : article 6-3Logement vide : qualité de l'eau
Loi n°89-462 du 6 juillet 1989 sur les rapports locatifs : article 21Quittance de loyer
Loi n°89-462 du 6 juillet 1989 sur les rapports locatifs : article 23Logement vide : justificatifs de charges
Arrêté du 27 août 2012 sur la fixation individuelle de la quantité de chaleur et froid et à la répartition des frais de chauffage et refroidissement en immeuble collectif d'habitation ou à usage mixteLogement vide : note d'information sur la consommation individuelle de chaleur et d'eau chaude sanitaire
Loi n°89-462 du 6 juillet 1989 sur les rapports locatifs : article 23-1Logement vide : travaux d'économies d'énergie
Décret n°2009-1439 du 23 novembre 2009 relatif à la contribution du locataire au partage des économies de charges issues des travaux d'économie d'énergieLogement vide : travaux d'économies d'énergie
Arrêté du 29 mai 2015 relatif au contenu de la notice d'information annexée aux contrats de location de logement à usage de résidence principaleLogement vide ou meublé : notice d'information en annexe du bail
Loi n°89-462 du 6 juillet 1989 sur les rapports locatifs : article 25-10Logement meublé : règlement des charges (réel ou forfait)
Arrêté du 13 décembre 2017 sur la notice d'information relative aux obligations du bailleur et aux voies de recours et d'indemnisation du locataireLogement vide : notice d'information en cas de congé pour vendre ou habiter
Questions - Réponses
Diagnostics immobiliers : où trouver un diagnostiqueur certifié ?
Logement à louer : dans quel cas signer une convention avec l'Anah ?
Quels sont les diagnostics immobiliers à fournir en cas de mise en location ?
Un propriétaire peut-il garder un double des clés de son locataire ?
En quoi consiste l'encadrement des loyers à respecter en zone tendue ?
Peut-on mettre en location un logement situé dans une zone d'habitat indigne ?
