Procédure et formalités d'embauche d'un salarié
Lors de l'embauche d'un salarié, quelles que soient la nature et la durée du contrat, l'employeur doit respecter différentes formalités obligatoires dont la déclaration préalable à l'embauche (DPAE). Des formalités spécifiques supplémentaires sont prévues pour le recrutement de certaines catégories de salariés.
Le contenu d'une offre d'emploi doit respecter certaines règles. Elle doit être rédigée en français (sauf exceptions) et être datée. L'annonce ne doit pas mentionner de critères discriminatoires sous peine de poursuites.
Les motifs de discrimination relatifs à l'offre d'emploi s'appliquent également lors des entretiens.
Pôle emploi propose des outils d'aides au recrutement :
L'employeur n'a pas l'obligation d'informer Pôle emploi des offres de recrutement. Il peut utiliser d'autres sources, par exemple : annonces dans la presse, réseaux sociaux professionnels, supports en ligne, cabinets de recrutement, agences de travail temporaire, salons ou forums.
Lors de l'embauche d'un salarié, l'employeur doit le déclarer. Cette déclaration est réalisée au moyen de la déclaration préalable à l'embauche (DPAE).
La DPAEest déjà intégrée lorsque l'employeur utilise l'un des dispositifs suivants :
Titre emploi service entreprise (TESE)
Chèque emploi associatif (CEA)
Titre emploi simplifié agricole (TESA)
Salarié du régime général
Déclaration préalable à l'embauche (DPAE)
A quoi sert la DPAE
La DPAE permet à l'employeur d'accomplir les déclarations et demandes suivantes :
Renseignements obligatoires
La DPAE doit comprendre les mentions suivantes :
Transmission
Elle doit être transmise à l'Urssaf avant l'embauche et au plus tôt 8 jours avant.
La déclaration par voie électronique est obligatoire pour les entreprises qui ont adressé plus de 50 déclarations d'embauche au cours de l'année civile précédente.
Pour les autres entreprises, la déclaration en ligne est à privilégier, mais les employeurs peuvent remplir une déclaration papier. Elle est envoyée par télécopie ou par courrier RAR.
Elle doit être transmise à l'Urssaf dont dépend l'établissement où travaille le salarié avant l'embauche et au plus tôt 8 jours avant.
L'Urssaf n'adresse plus d'accusé de réception aux employeurs qui transmettent leur DPAE par voie postale ou par télécopie.
TESE
Le TESE est un dispositif Urssaf destiné à simplifier certaines formalités devant être effectué par l'employeur.
CEA
Le CEA est un dispositif Urssaf destiné à simplifier certaines formalités devant être effectué par l'employeur du milieu associatif.
Salarié du secteur agricole
Déclaration préalable à l'embauche (DPAE - MSA)
A quoi sert la DPAE
La DPAE- MSApermet à l'employeur d'accomplir les déclarations et demandes suivantes :
Renseignements obligatoires
La DPAE doit comprendre les mentions suivantes :
Transmission
Elle doit être transmise à l'Urssaf avant l'embauche et au plus tôt 8 jours avant.
La déclaration par voie électronique est obligatoire pour les entreprises qui ont adressé plus de 50 déclarations d'embauche au cours de l'année civile précédente.
Pour les autres entreprises, la déclaration en ligne est à privilégier, mais les employeurs peuvent remplir une déclaration papier. Elle peut être envoyée par télécopie ou par courrier RAR.
Elle doit être transmise à la caisse MSA dont dépend l'établissement où travaille le salarié avant l'embauche et au plus tôt 8 jours avant.
La MSA n'adresse plus d'accusé de réception aux employeurs qui transmettent leur DPAE par voie postale ou par télécopie.
TESA
Le TESA est un dispositif de la MSA destiné à simplifier certaines formalités devant être effectué par l'employeur.
Les employeurs qui emploient occasionnellement un ou plusieurs intermittents du spectacle les déclarent au guichet unique du spectacle occasionnel (GUSO)
À savoir
l'employeur doit établir la DPAE même si le salarié n'est pas encore immatriculé. Il doit demander ensuite au salarié d'effectuer les démarches auprès de la CPAM (ou la MSA pour un salarié agricole) de son lieu de résidence pour obtenir son numéro de sécurité sociale (ou NIR).
En plus de la DPAE, l'employeur effectue une déclaration préalable des personnes recrutées, par lettre recommandée, adressée à l'inspection du travail :
Lors d'une nouvelle embauche dans un établissement qui a cessé d'employer du personnel pendant 6 mois au moins
Lors de la déclaration de modification de l'entreprise (changement d'exploitant, d'industrie ou de commerce, ou transfert géographique)
Le récépissé de la lettre recommandée doit être présenté par l'employeur sur demande de l'inspection du travail à la 1re visite de celle-ci.
Une copie de la DPAE ou de l'accusé de réception doit être remise au salarié. Cette obligation est considérée comme remplie si le salarié dispose d'un contrat de travail écrit, mentionnant l'organisme destinataire de la déclaration.
Si l'employeur n'effectue pas de DPAE, il s'expose à :
La régularisation par l'Urssaf des cotisations de Sécurité sociale non payées du fait de l'absence de déclaration (sanction civile)
Une pénalité de 1 230 € par salarié concerné (sanction administrative)
Des sanctions pénales, car l'absence intentionnelle de DPAE constitue un délit de travail dissimulé par dissimulation d'emploi salarié
En cas de dissimulation d'emploi salarié, l'employeur peut être condamné par le tribunal correctionnel. Dans ce cas, la peine cumulative est de :
45 000 € d'amende et 3 ans d'emprisonnement pour une personne physique,
225 000 € d'amende et un placement sous surveillance judiciaire pour une personne morale.
L'employeur remet au salarié un contrat de travail écrit en fonction de la nature du contrat.
Il informe le salarié :
Du statut collectif en vigueur dans l'entreprise : convention et/ou accords collectifs applicables
Des dispositifs collectifs d'épargne salariale dans l'entreprise et lui remet un livret d'épargne salariale
De la mutuelle d'entreprise obligatoire pour tous les salariés. Il remet au salarié une notice complète sur les garanties ouvertes lorsqu'un régime de prévoyance est en place dans l'entreprise.
Du bénéfice tous les 2 ans d'un entretien professionnel.
Il donne une information particulière sur les risques professionnels et leur prévention.
L'employeur qui souhaite embaucher un étranger doit, en plus des obligations exigées pour toute embauche, vérifier qu'il a le droit de travailler en France.
Le salarié nouvellement embauché doit être inscrit sur le registre unique du personnel.
La tenue de ce registre est obligatoire dès le 1er salarié embauché (ou dès l'arrivée d'un stagiaire).
L'employeur a l'obligation d'affilier ses salariés aux institutions des retraites complémentaires de l'Agirc-Arrco.
Cette affiliation s'effectue par la transmission unique et dématérialisée de la déclaration sociale nominative (DSN) à l'ensemble des organismes qui gèrent la protection sociale des salariés.
L'employeur doit organiser une visite d'information et de prévention ou un examen médical d'aptitude à l'embauche.
Sanctions en l'absence d'examens médicaux
L'employeur qui ne respecte pas ses obligations médicales encourt :
une amende de 1 500 €,
une peine de prison de 4 mois et une amende de 3 750 € en cas de récidive.
Où s'informer ?
Service public d'accompagnement des TPE-PME
TPE & PME, vous avez un projet, une difficulté, une question du quotidien ?
Vous êtes rappelé(e) par LE conseiller qui peut vous aider dans les 5 jours (délai moyen de prise en charge).
Où s'informer ?
Pôle emploi pour les employeurs - 3995
Numéro unique pour les entreprises, les artisans, les commerçants et les employeurs qui souhaitent recruter, déposer une offre d'emploi et obtenir des informations sur le recrutement et les aides à l'embauche
39 95
Le lundi et jeudi de 7h35 à 13h10 et 13h30 à 16h50, le mardi et mercredi de 7h35 à 13h15, le vendredi de 7h35 à 11h25
Numéro gris ou banalisé : coût d'un appel vers un fixe et service gratuit, depuis un téléphone fixe ou mobile
Depuis l'étranger (entreprises frontalières par exemple), composer le +33 1 77 86 39 95
Où s'informer ?
Joindre un conseiller Urssaf par mail
Joindre un conseiller Urssaf par mail (Site internet)Où s'informer ?
Direction départementale en charge de l'emploi, du travail et des solidarités (DDETS ou DDETS-PP, ex-Direccte)
Direction départementale en charge de l'emploi, du travail et des solidarités (DDETS ou DDETS-PP, ex-Direccte) (Site internet)Textes de référence
Code du travail : articles L5331-1 à L5331-6Diffusion et publicité des offres et demandes d'emploi - Interdictions
Code du travail : article L5332-1Conditions de publication et de diffusion des offres d'emploi. Offre d'emploi datée
Code du travail : articles L1221-10 à L1221-12-1Déclaration préalable à l'embauche
Code du travail : article L8223-2Droit des salariés concernant la déclaration préalable à l'embauche
Code du travail : articles R1221-1 et R1221-2Conditions de la déclaration préalable à l'embauche
Code du travail : article R1221-4Délai de transmission de la déclaration préalable à l'embauche
Code du travail : article R1221-5Transmission déclaration préalable à l'embauche
Code du travail : article R1221-9Documents à remettre au salarié
Code du travail : article R1227-1Dispositions pénales non-respect des formalités liées au contrat de travail
Code du travail : articles L8224-1 à L8224-6Dispositions pénales travail dissimulé
Code pénal : article 131-38Peines applicables aux personnes morales
Code du travail : article L1221-17Autres formalités à l'embauche et à l'emploi
Code du travail : articles R4624-10 à R4624-15Visite d'information et de prévention (Vip)
Code du travail : article L4745-1Infractions aux règles relatives à la médecine du travail
Code du travail : article R4745-1Infractions aux règles relatives à la médecine du travail
